Política de Retenção e Eliminação de Dados

1. Objetivo

Esta Política estabelece as regras para retenção, arquivamento, anonimização e eliminação de dados pessoais e demais informações tratadas pela Plataforma EtecCoWorking. Seu objetivo é garantir conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), o Marco Civil da Internet, demais legislações aplicáveis e boas práticas de governança da informação.

2. Abrangência

Esta Política aplica-se a todos os dados tratados pela Plataforma, incluindo:

• dados pessoais;
• dados acadêmicos;
• dados administrativos;
• registros técnicos;
• logs de auditoria;
• documentos eletrônicos;
• backups;
• arquivos enviados pelos usuários.

3. Princípios

A retenção de dados observará os seguintes princípios:

• necessidade;
• finalidade;
• minimização;
• segurança;
• transparência;
• prestação de contas;
• conformidade legal.

4. Papéis das partes

Escola — a Escola atua como Controladora dos dados pessoais. Compete à Escola definir:

• a finalidade do tratamento;
• a base legal aplicável;
• os prazos de retenção quando decorrentes de normas específicas do Centro Paula Souza ou da legislação educacional.

EtecCoWorking — o EtecCoWorking atua como Operador dos dados pessoais. Compete ao EtecCoWorking:

• armazenar os dados de forma segura;
• cumprir as instruções da Controladora;
• eliminar ou anonimizar dados quando aplicável;
• preservar informações cuja retenção seja exigida por lei ou necessária ao exercício regular de direitos.

5. Categorias de dados

Os dados tratados poderão incluir:

• Identificação: nome, e-mail, matrícula, CPF (quando informado pela Escola), cargo e função.
• Acadêmicos: frequência, avaliações, notas, trabalhos, mentorias e agendas.
• Administrativos: atas, chamados, patrimônio e documentos administrativos.
• Técnicos: endereço IP, navegador, sistema operacional, logs, sessões, autenticações e registros de auditoria.
• Infraestrutura: backups, configurações e registros operacionais.

6. Prazos de retenção

Os prazos abaixo representam diretrizes gerais e poderão ser ajustados em razão de obrigações legais, regulatórias ou determinações da Controladora.

A retenção poderá ser ampliada quando necessária ao cumprimento de obrigação legal, regulatória ou ao exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

7. Dados de usuários desligados

Quando um usuário deixar de possuir vínculo com a Escola:

• sua conta poderá ser desativada;
• o acesso será bloqueado;
• os dados permanecerão armazenados apenas pelo tempo necessário às finalidades legítimas e às obrigações legais aplicáveis.

Sempre que possível, a exclusão lógica da conta será preferida à eliminação imediata, preservando a integridade dos registros históricos.

8. Eliminação de dados

A eliminação poderá ocorrer quando:

• cessar a finalidade do tratamento;
• houver determinação da Controladora;
• terminar o prazo de retenção;
• existir obrigação legal de eliminação;
• os dados deixarem de ser necessários.

A eliminação poderá ser:

• lógica;
• física;
• por sobrescrita;
• por destruição segura da mídia, quando aplicável.

9. Anonimização

Sempre que possível e compatível com a finalidade, os dados poderão ser anonimizados. Após a anonimização, os dados poderão ser utilizados para:

• estatísticas;
• indicadores;
• melhoria da Plataforma;
• pesquisas internas;
• análises de desempenho.

Desde que não permitam a identificação direta ou indireta dos titulares.

10. Dados em backups

Os dados eventualmente presentes em backups poderão permanecer armazenados até o encerramento do ciclo normal de retenção dessas cópias. A eliminação imediata em backups poderá não ser tecnicamente viável, hipótese em que os dados permanecerão inacessíveis para uso operacional e serão eliminados conforme a renovação natural das mídias de backup.

11. Suspensão da eliminação

A eliminação poderá ser suspensa quando os dados forem necessários para:

• cumprimento de obrigação legal;
• exercício regular de direitos;
• investigação de incidentes de segurança;
• processos administrativos;
• auditorias;
• ordens judiciais.

12. Solicitações dos titulares

As solicitações relacionadas à eliminação de dados deverão ser encaminhadas, preferencialmente, à Escola, na condição de Controladora. O EtecCoWorking prestará apoio técnico quando solicitado pela Controladora, observadas as limitações legais e contratuais.

13. Registros de eliminação

Sempre que possível, as eliminações relevantes serão registradas, contendo:

• data;
• categoria de dados;
• método de eliminação;
• responsável pela operação;
• fundamento da eliminação.

Esses registros poderão ser utilizados para fins de auditoria e comprovação de conformidade.

14. Responsabilidades

EtecCoWorking — compete ao EtecCoWorking:

• executar a retenção conforme esta Política;
• proteger os dados durante todo o ciclo de vida;
• realizar eliminações quando cabíveis;
• manter registros das operações relevantes de retenção e descarte.

Escola — compete à Escola:

• definir os prazos específicos exigidos pela legislação educacional;
• comunicar solicitações dos titulares;
• orientar a Operadora quanto às retenções extraordinárias.

15. Revisão da Política

Esta Política será revisada sempre que houver:

• alteração legislativa;
• atualização da LGPD ou de regulamentações da ANPD;
• mudanças significativas na Plataforma;
• novos módulos;
• alterações relevantes na infraestrutura.

16. Disposições finais

Esta Política integra:

• Contrato de Prestação de Serviços;
• Termos de Uso;
• Política de Privacidade;
• Acordo de Tratamento de Dados (DPA);
• Política de Segurança da Informação;
• Política de Backup e Continuidade.

Na hipótese de conflito com o Contrato, prevalecerão as disposições contratuais quanto às obrigações comerciais e às responsabilidades das partes.

Anexo I – Ciclo de vida dos dados

Coleta → Utilização → Armazenamento → Backup → Arquivamento → Anonimização (quando aplicável) → Eliminação Segura

Anexo II – Matriz de retenção